Skapa konto för resurser i Exchange

Allmänt

I Exchange 5.5 och uppåt finns det stöd för att skapa konton avsedda för bokningsbara resurser. Det kan röra sig om konferensrum, dataprojektorer, utrustning, bilar m fl. Nedan beskrivs hur detta görs för Exchange 2000 (och 2003).

Skapa mailkonton

Först skapar vi ett mailkonto för varje resurs i Active Directory. Dessa kan med fördel placeras i en egen Organizational Unit för att inte blandas ihop med vanliga användare.

• Öppna administrationsverktyget Active Directory Users and Computers
• Skapa en ny användare (New User)
• Fyll i användarnamn enligt exempel nedan

• Välj att skapa en Exchange brevlåda. Det är där kalenderinformationen lagras för resursen.

• Fullfölj och avsluta skapandet av detta konto.

Konfigurera kalendern i Outlook

Vi ska sedan logga in och konfigurera kontot. Det kan ta några minuter innan Exchange har skapat kontot så att det går att logga in på det.

• Logga in med det AD-konto ni skapat för denna resurs. Konfigurera Outlook för detta konto. Starta Outlook.
• Öppna Verktyg->Inställningar (Tools->Options).
• Öppna sedan kalenderinställningarna (Calendar Options)

• Tryck på Resursschemaläggning (Resource Scheduling)

• Markera det översta alternativet. Resursen ska alltså alltid automatiskt acceptera alla mötesinbjudningar (bokningar)

• Markera det andra alternativet om överlappande bokningar (dubbelbokningar) inte skall tillåtas. (rekommenderas)

• Markera det tredje alternativet om återkommande bokningar inte skall tillåtas.

• Ni kan sedan manuellt sätta rättigheterna för kontot, så att användare kommer åt och kan boka, eller tryck på OK.

• Kryssa för alternativet om ni vill sätta standardrättighet för alla användare för resursen. Detta innebär att alla kan se och boka, men bara ändra och tar bort sina egna bokningar.

• Ni är nu färdig med konfigurationen för resursen!

Boka resurser

För att boka en resurs görs en vanlig mötesinbjudan i Outlook. Välj Bjud in deltagare (Invite attendees) när ni skapar en kalenderaktivitet i er egen kalender.

• OBS: För att detta skall fungera, måste resurser bjudas in som just resurser!

I exemplet nedan bjuder jag in Petrus Wang som deltagare, och resursen Resource1 som resurs.

Lycka till med era resursbokningar!

Läs om Outlook Meetings Addin - förenklar bokning av möten och resurser.

Vänligen kontakta oss för mer information eller anpassade resursbokningslösningar.