Outlook och kopplade Word-dokument

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook är ett idealiskt verktyg för att enkelt och smidigt hålla reda på personliga och företagets kontakter. Har ni kontaktinformationen uppdaterad i Outlook ska ni sällan behöva manuellt kopiera denna information när ni ska skriva brev eller skapa telefonlistor mm.

Enstaka adresser i Word

För att lägga in enstaka adresser i Word när ni t ex skriver ett brev är det enklast om ni lägger till knappen "Adressbok..." i Word. Detta behöver ni bara göra en gång. Sedan ligger knappen kvar.

Ställ er någonstans på verktygsfältet och högerklicka för att då upp menyn med tillgängliga verktygsfält. Välj "Anpassa" för att öppna dialogen. Välj fliken "Kommandon" och leta rätt på knappen "Adressbok...". Dra knappen till en ledig plats på verktygsfältet. (se bild) Klart!

Genom att trycka på denna knapp när ni redigerar ett dokument öppnar ni adressboken och kan välja att infoga namn och adresser från kontaktmappar i Outlook och Exchange.

Koppla dokument

Behöver ni göra ett större utskick eller sammanställa listor på kontakter så görs detta enklast genom funktionen "Koppla dokument". Ni startar guiden för denna genom Verktyg->Brev och utskick->Koppla dokument...

I första steget i guiden får ni möjlighet att välja vilken typ av dokument ni vill skapa. Brev (Word-baserade) E-postmeddelande baserade på text eller HTML som skickas ut genom Outlook Kuvert eller etiketter Katalog (Ett dokument som sammanställer alla kontaktuppgifter, t ex telefonlista)

I steg 2 kan ni välja att utgå från en mall eller befintligt dokument att koppla kontaktuppgifterna till. Det är bra att spara kopplade dokument som mallar så att det är enkelt att uppdatera kontaktinformationen och t ex göra nya utskick.

I steg 3 får ni välja källan där kontaktinformationen ligger. Man kan koppla dokument till listor text och Excel, till databaser, eller som i detta exempel - Outlook-kontakter. Tryck sedan på länken "Välj mappen Kontakter" för att öppna dialog och välja vilken kontaktmapp i Outlook som skall användas. Ni får också möjlighet att välja bort kontakter som inte skall vara med i utskicket/dokumentet.

I steg 4 anpassar ni ert startdokument genom att välja vilka fält som skall vara med i dokumentet och deras placering och formatering. Detta kan vara lite knepigt, men det går bra att gå fram och tillbaka mellan steg 4 och 5 för att finjustera dokumentet.

I steg 5 förhandsgranskar ni dokumentet med verklig kontaktinfo inlagd. Ni bläddrar fram och tillbaka mellan de kontakter som ligger i Outlook-mappen och ser direkt på skärmen hur resultatet kommer att bli. Ni kan också i detta läge välja att vissa kontakter skall utelämnas från detta utskick/dokument.

När ni är nöjda med dokumentet går ni till steg 6, där ni kan påbörja själva skapandet av dokumenten och/eller utskicket.

Läs även om Outlook som personlig kontakthantering och säljstöd

Vänligen kontakta oss för mer information om våra lösningar och tjänster.